Журнал "Советник" октябрь 2004 г.

Журнал «Советник» - ежемесячный профессиональный журнал о связях с общественностью и рынке PR издается с января 1996 года и освещает проблемы развития и становления российского и зарубежного рынков PR, связей с общественностью как сферы деятельности.

В пожарном порядке, но без пожарной спешки

Надо начать с того, что наш институт – старейшее учебное заведение пожарно-технического профиля не только в России, но и в Европе. Оно ведет свое начало от создания в 1906 году Курсов пожарных техников, принятого решением городской Думы Санкт-Петербурга.

В связи с переходом всей системы Государственной противопожарной службы из МВД в МЧС, и во многом благодаря усилиям руководства МЧС России наше учебное заведение в августе 2002 года обрело свой нынешний статус – Санкт-Петербургский институт ГПС МЧС России.

Решение о внесении в штатное расписание должности помощника начальника института по связям с общественностью и создании пресс-группы были принято начальником института Владимиром Артамоновым и Департаментом кадров МЧС. Надо отметить, что в системе образовательных учреждений Министерства это было сделано впервые. До этого функции по предоставлению какой-либо информации для СМИ лежали на сотрудниках отделов воспитательной работы. Они чаще всего заключались в том, чтобы позвонить в редакцию новостей ТВ и пригласить снять сюжет о торжественном событии в учебном заведении. Для современного вуза ограничиваться короткими телесюжетами о торжественных мероприятиях недостаточно. Появилась заинтересованность в устойчивом положительном имидже, который характеризует институт как одно из ведущих учебных заведений с многолетними традициями, сложившейся профессиональной педагогической школой и научно-технической базой среди всех образовательных учреждений силовых ведомств России.

Для определения места и роли пресс-службы в жизни института была создана концепция информационного обеспечения деятельности института. В концепции были отмечены следующие цели создания пресс-службы института:

• оперативное информирование органов государственной и исполнительной власти Санкт-Петербурга и Ленинградской области, территориального управления Московского района, местных муниципальных органов об основных событиях в Институте, имеющих общественное и научно-практическое значение;
• осуществление связи со СМИ по вопросам освещения основных событий в Институте, имеющих общественное и научно-практическое значение;
• формирование с помощью центральных, региональных и районных печатных СМИ, радио и телевидения, электронных СМИ конструктивного отношения к деятельности института по подготовке сотрудников для ГПС МЧС России и научным исследованиям, имеющим практическое значение для общества, популяризация достижений и успехов в научно-практической деятельности;
• создание положительного имиджа и повышения престижа обучения в Институте в Санкт-Петербурге и Ленинградской области, других регионах России;
• привлечение большего числа гражданской молодежи, сотрудников МЧС, желающих получить профессиональное образование в области пожарной безопасности, психологии, юриспруденции, бухгалтерского учета, анализа и аудита;
• формирование у общественности позитивного отношения: к сотрудникам Института, как составной части МЧС России, к повседневной деятельности личного состава Института;
• к профессии пожарных, находящихся в постоянной готовности противостоять пожарам любой сложности, готовности всегда прийти на помощь людям.

С учетом того, что наш институт относится к силовым ведомствам, большая часть сотрудников здесь носят погоны. Здесь возникла первая сложность, которая заключалась в наборе персонала для пресс-группы. Штат пресс-группы института состоит из двух единиц, одна из которых - аттестованный сотрудник, предусматривающее офицерское звание, а другая - гражданский служащий. Наверное, никому не надо объяснять, что оклады в наших структурах очень небольшие даже для людей в погонах, не говоря уже о гражданских. Найти на эти должности профессиональных журналистов (даже среди бывших выпускников военных учебных заведений, готовивших военных журналистов) в Санкт-Петербурге кажется нереальной. Во всяком случае, решить проблему подбора кадров таким способом не удалось. Поэтому мы решили воспользоваться внутренними резервами и взять на аттестованную должность молодую сотрудницу из нашей системы и имеющую представление о ней. Вторая вакансия бала занята человеком, не имеющим опыта работы в пресс-службе, но обладающим превосходной коммуникабельностью. Для заполнения штата потребовалось более полугода.

На первом этапе стояла задача заявить об институте (к моменту моего прихода, институт существовал уже пять месяцев и, к сожалению, информационный повод для обращения в городские СМИ, в связи с образованием нового учебного заведения, был упущен). Проблема образовалась в связи с тем, что в течение нескольких лет наше учебное заведение не имело самостоятельности и являлось факультетом университета МВД. Там отлично работала пресс-служба, но она была ориентирована в большой степени на юридические факультеты, а специфика и интересы факультета ГПС ушли в глубочайший тыл. И любая информация, в которой мало-мальски затрагивалась тема факультета подготовки сотрудников ГПС, все равно подавалась под соусом «Университет МВД». Это в какой-то мере выработало стереотип для СМИ, что юристы и пожарные готовит только университет МВД. Пример. В период проведения выборов губернатора Санкт-Петербурга к нам приехал корреспондент одного из городских телеканалов снять сюжет о реакции курсантов на предвыборную кампанию. Сняв всё, что было необходимо и, взяв интервью у курсантов, он уехал. В разговоре с ним, давая ему информацию о вузе, я четко убедился, что он знает, где был. Каково же было мое удивление, когда в сюжете, показанном на ТВ, наш курсант давал интервью, а титры были «курсант университета МВД». В последствии, журналист объяснил, что не смог принять участие в подготовке сюжета в студии, а редактор действовал по привычке.

Целями распространения информации об институте были не только констатация факта нового статуса учебного заведения, но и формирование положительного имиджа вуза, информирование о возможностях института по предоставлению услуг в сфере противопожарной безопасности, научных возможностях и программах послевузовского профессионального обучения, привлечение потенциальных студентов, как для бесплатных форм обучения, так и факультета, осуществляющего обучение на платной основе.

В силу определенных обстоятельств, о которых упоминалось выше, наше учебное заведение оказалось в тени московской Академии ГПС, которая позиционирует себя как головное пожарно-техническое учебное заведение. Не стремясь переходить дорогу своим коллегам, но, учитывая свою заинтересованность в привлечении обучающихся (и в Академии, и в нашем институте обучаются курсанты, из подавляющего большинства регионов России), мы решили в подготовке материалов использовать исторический факт, что мы - первое в России учебное заведение подобного профиля, и именно у нас закладывались основы профессионального пожарно-технического образования.

Как я уже отмечал, использовать в качестве информационного повода приобретение нашим учебным заведением нового статуса для размещения информации о вузе для общегородских газет, был упущен. Поэтому был подготовлен подробный материал об истории и современном состоянии нашего института и принято решение размещать его в газетах, имеющих статус информационных партнеров территориальных управлений административных районов Санкт-Петербурга и газетах, выходящих в районах. Для решения этой задачи я встречался с сотрудниками пресс-служб территориальных управлений, которые практически всегда имеют прекрасные контакты с редакторами газет, а часто и сами являются редакторами. Учитывая, что каждый район Санкт-Петербурга насчитывает как минимум 250 тысяч человек, а районные газеты распространяются в местах, где часто бывает социально активная часть населения, то объем распространения информации довольно большой. Конечно, не все газеты согласились печатать статьи довольно большой величины, сославшись на то, что институт находится не на их территории, но в целом этот вариант был довольно удачным.

Одновременно были установлены контакты с сотрудниками подразделений информации и связей с общественностью Северо-Западного регионального центра МЧС России, Главного управления ГО и ЧС Санкт-Петербурга и Ленинградской области, Главного управления ГПС Санкт-Петербурга и Ленинградской области (в тот период они ещё не были разделены по субъектам города и области). СМИ постоянно заинтересованы в получении информации о чрезвычайных ситуациях, что помогло использовать личные контакты сотрудников пресс-служб для привлечения (особенно на первом этапе) внимания журналистов к нашему институту.

Благодаря этому взаимодействию информация об участии курсантов нашего института в ликвидации последствий крупных пожаров и других ЧС, наряду с подразделениями пожарной охраны города находила отражение в новостных блоках, сведения для которых предоставляются нашими коллегами. Это способствует повышению социального имиджа наших учащихся и института в целом. В рамках телевизионного проекта о сотрудниках пожарной охраны города на одном из питерских каналов был показан фильм о начальнике института, истории и современном положении дел в нашем вузе.

Мы отлично понимаем, что очень большая часть наших потенциальных курсантов и студентов получает информацию от родителей и родственников, которые сами являются сотрудниками МЧС России, поэтому систематически готовим информационные материалы для специализированных изданий, имеющих профессиональную ориентацию. Это журналы «Гражданская защита» (официальный журнал МЧС России), газета «Спасатель МЧС России», журнал «Пожарное дело», газеты, выпускаемые управлением информации и СО Главного управления МЧС по Санкт-Петербургу для подразделений ГПС города и отдельно для населения.

Хорошо известна популярность справочников для поступающих в ВУЗы, ориентированных на выпускников школ, поэтому ещё одним действием пресс-службы стало размещение информации в этих справочниках. При этом если формат справочника позволял, информацию о правилах поступления мы сопровождали и исторической справкой об институте. Кроме того, для распространения информации и формирования имиджа института как успешного и динамично развивающегося современного учебного заведения, мы решили использовать возможности различных издательств выпускающих разнообразные энциклопедические справочники и издания. В этих проектах мы размещаем информацию о начальнике института (В.С. Артамонов – доктор технических наук, доктор военных наук, профессор, заслуженный работник высшей школы Российской Федерации), ведущих ученых нашего вуза, статьи об институте (например: справочник «Кто есть кто в деловом Петербурге», энциклопедия «Лучшие люди России», справочник «Безопасный мир Санкт-Петербурга» и т.п.).

Следующим действием стала подготовка и участие в выставочной деятельности. Ориентир был сделан на специализированные выставки, проводимые под эгидой и при участии МЧС России (среди них: «Средства спасения. Экстрим-2003, «Средства спасения 2004», «Пожарная безопасность ХХI века»). Участие в выставках позволило распространить информацию об институте на ту часть целевой аудитории, которую представляют собой предприятия и фирмы производители и продавцы технологий, техники и оборудования в области пожарной безопасности, средств спасения, специальной одежды и средств индивидуальной защиты. В результате появилась возможность взаимного сотрудничества с производителями. Так фирма-производитель предоставляет своё оборудование для изучения новых технологий для курсантов и студентов института, а взамен получает некий вариант рекламы своего оборудования (с учетом того, что в институте повышают квалификацию сотрудники ГПС из всех регионов России).

Сейчас уже трудно представить полноценное предоставление информации без использования современных технологий, к каковым относится Интернет. В связи с нехваткой средств, на первом этапе был создан сайт института, информация на котором редко обновлялась, он не имел новостного блока, не предусматривал возможностей получения обратной связи с посетителями. В дальнейшем мы обратились к специалистам, которые разработали новый дизайн сайта. Появились расширенные возможности обратной связи, проведения опросов посетителей, постоянного обновления новостного блока, была улучшена система просмотра фотогалерей и контактной информации. Но самое важное, что теперь сотрудники пресс-службы получили возможность самостоятельно вносить изменения, обновлять информацию, используя удобный административный интерфейс. Главным девизом работы с сайтом стала оперативность в отражении событий в институте. Анализ статистики о пользователях сайта показал, что на страницах нашего сайта побывали посетители всех регионов России и почти всех стран мира. Помимо собственного сайта мы поместили информацию об институте на официальном сайте МЧС России в разделе учебных заведений.

Учитывая нашу специфику, в подготовке новостей мы используем интересы и особенности СМИ. Так, например, проведение торжественных мероприятий в нашем учебном заведении сопровождается определенными визуальными эффектами. Это в большей степени может найти отражение в теленовостях. Поэтому, готовя пресс-релизы, делаем акцент на наличие в программе такого рода эффектов. Готовя информацию о научно-практических конференциях, делаем упор на присутствие на них руководителей министерства, руководства региональных управлений по ЧС, известных политиков города, которые могут дать комментарии по актуальным темам, связанным с деятельностью служб по чрезвычайным ситуациям, на участие в конференциях иностранных специалистов.

Мы взяли на себя также и оснащение института полиграфической продукцией. Не имея возможности самим изготавливать её, мы сотрудничаем с фирмой, специализирующейся на этом. Фотоматериалы, информационные материалы, концепция – наши, а дизайн и изготовление - фирма.

Несмотря на то, что институт выпускает свой научный журнал («Вестник Санкт-Петербургского института ГПС МЧС России»), а в курсантских подразделениях существуют стенные газеты, информационные и боевые листки, «слабым звеном» для нас является отсутствие внутренней корпоративной информационной газеты. Есть масса причин, не позволяющих её выпускать. Но в перспективе, с учетом постоянного совершенствования технической базы, такая газета обязательно появится.

Отлично понимая, что в городе, где огромное количество высших учебных заведений, в том числе и принадлежащих к силовым ведомствам, мы стараемся представлять информацию об основных событиях в жизни нашего учебного заведения, которые могли бы мало-мальски быть интересны обычному гражданину. Также это позволяет напоминать о себе, поддерживать контакты со СМИ.

Современное учебное заведение – это сложная организационная структура, включающая различные направления деятельности: организацию учебного процесса, научную работу, формирование педагогической школы, обеспечение профессиональными кадрами, создание материально-технической базы, обеспечение своевременного финансирования и многое другое. Однако вуз - прежде всего люди, которые здесь работают и учатся. В конечном итоге они определяют успешность и востребованность учебного заведения.

Но для любого коллектива, каким он ни был, от 2 человек и до нескольких тысяч сотрудников, важнейшее значение имеет построение коммуникативных связей. Эффективные связи со служащими ведут к более высокой производительности труда и удовлетворенности работой, лучшему достижению целей организации. Во многом успешность организации зависит от мотивации её сотрудников. Им необходимо ощущение сопричастности.

Преимущество учебных заведений силовых структур, и МЧС здесь не исключение, состоит в сформированной системе доведения различной информации до личного состава и получения реакции на неё. Формы многообразны: от совещаний, где обсуждаются нормативные документы, до торжественных мероприятий, где зачитываются поздравительные телеграммы и адреса.

Курсант и слушатель – это основные категории коллектива учебного заведения, вокруг которых строится деятельность структурных подразделений. В Санкт-Петербургском институте ГПС МЧС России за последние два года очень многое сделано для создания благоприятных и комфортных условий для учебы и быта курсантов и слушателей. В условиях ежедневной работы, направленной на динамичное развитие учебного заведения, принципиальное значение приобретает доведение информации до каждого курсанта. Это позволяет эффективно бороться с такой проблемой как распространение слухов и всякого рода небылиц. Известный факт, что чем дольше гуляет слух, тем более неправдоподобный вид приобретает информация, заключенная в нем. Для своевременного информирования курсантов и слушателей начальники курсов и командиры взводов проводят совещания с младшими командирами, на которых доводят приказы МЧС России и начальника института, распоряжения и приказания по институту. Кроме того, ежедневно на построениях личного состава доводится необходимая информация. В соответствии с утвержденным начальником института планом систематически проводятся встречи курсантов и слушателей с заместителями начальника института, курирующими соответствующие факультеты. Как минимум один раз в квартал, начальник института генерал-майор внутренней службы В.С. Артамонов лично встречается с каждым курсом отдельно, с приглашением своих заместителей, руководителей тыловых и финансовых отделов. Цель этих встреч – рассказ курсантам и слушателям о событиях и изменениях в МЧС России и институте, планах на будущее, ответы на волнующие учащихся вопросы.

Ещё одной задачей, которую решают встречи курсантов и слушателей совместно с руководством института, является обеспечение так называемой «обратной связи», когда любой курсант может задать беспокоящий его вопрос или поделиться личной проблемой. Сейчас, когда произошли изменения в федеральном законодательстве, происходят организационные изменения во всей системе министерства, СМИ активно обсуждают вопросы монетизации льгот, у курсантов на начальном этапе появилось много вопросов, связанных со своим статусом, перспективами дальнейшей службы, социальной защищенностью. Проведение таких встреч позволило оперативно информировать личный состав о мерах, принимаемых Президентом, Правительством РФ, МЧС России для обеспечения социальной защиты сотрудников.

Ещё одной формой обеспечения «обратной связи» с личным составом является размещение на территории института ящиков для писем и пожеланий. Ответы на письма размещаются на информационном стенде. Эта форма известна давно, но в силу определенных обстоятельств (боязнь, что автора могут опознать по почерку, невозможность получить индивидуальный ответ) не всегда является эффективной для обращения по наиболее животрепещущим вопросам. Для решения этой проблемы начальником института было принято решение о создании персонального электронного почтового ящика на основе Интернет-ресурса института. Об этом было сообщено всему личному составу, а на территории размещены соответствующие объявления с указанием e-mail начальника института. Преимуществом данной формы является обеспечение полной конфиденциальности и возможность в короткий срок получить персональный ответ руководителя вуза. С учетом того, что в читальном зале института установлены компьютеры с доступом в Интернет, возможность задать свой вопрос имеет каждый курсант и слушатель. Эта форма уже результативно работает. Примером может служить обращение к начальнику института курсанта, который из-за проблем с учебой и дисциплиной готовился к отчислению. Курсант просил дать ему последний шанс исправиться и этот шанс ему был предоставлен.

Обеспечение коммуникативных связей в коллективе - это не только возможность избежать конфликтных ситуаций, но и отличный инструмент создания здоровой атмосферы среди сотрудников, вовлечение их в решение, стоящих перед вузом задач, залог успешного и динамичного развития учебного заведения.

Сергей Алексеев,

помощник начальника института по связям с общественностью