ПОЛОЖЕНИЕ

О ГРУППЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА 

I. Общие положения

1.1. Группа документооборота является структурным подразделением Дальневосточной пожарно-спасательной академии - филиала Санкт-Петербургского университета ГПС МЧС России (далее – Академия). 

        1.2. Цель группы документооборота - обеспечение четкой организации делопроизводства Академии.

1.3. Группу документооборота возглавляет начальник группы документооборота, который назначается и освобождается от должности приказом начальника Санкт-Петербургского университета ГПС МЧС России (далее – Университет) и подчиняется непосредственно начальнику Академии.

        1.4. В своей работе группа документооборота руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» приказом МЧС России от 03.12.2014 № 670 «О совершенствовании делопроизводства п территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России», приказом МЧС России от 19.06.2012 № 340 «О об утверждении перечня документов, образующихся в результате деятельности органов управления, спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений ФПС ГПС, государственной инспекции по маломерным судам МЧС России, учреждений и организаций, находящихся в ведении МЧС России с указанием сроков хранения документов», иными действующими федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации, Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий,  Уставом Университета, Положением об Академии, приказами, распоряжениями, инструкциями Университета, Академии, иными локальными актами Академии и настоящим Положением.

1.5. Для выполнения основных задач группа документооборота свою работу направляет на:

 прием и первичную обработку поступающих документов;

           предварительное рассмотрение документов;

 регистрацию поступающих документов;

 рассмотрение документов руководством Академии и доведение документов до исполнителей;

           обработку, исполнение документов, направление ответов на входящие документы;

           сокращение количества документов и копий на бумаге, по возможности, замена их электронными;

           регистрацию отправляемых документов;

           отправку исходящих документов;

 разработку, оформление и регистрацию внутренних документов;

 учет и анализ объемов документооборота.

1.6. Группа документооборота выполняет свои функции в тесном взаимодействии с кафедрами и другими структурными подразделениями Академии.

1.7. Создание, реорганизация, и ликвидация группы документооборота, определение её структуры и   штатной численности осуществляется   Министром МЧС России.

1.8. За группой документооборота закрепляется служебное помещение для размещения рабочих мест сотрудников.

1.9. Положение о группе документооборота обсуждается на методическом совете и утверждается начальником Академии.

1.10. Для сотрудников (работников) группы документооборота в установленном порядке разрабатываются и утверждаются должностные регламенты, должностные инструкции.

II. Основные задачи

2.1. Главной задачей, возложенной на группу документооборота, является обеспечение четкой организации делопроизводства Академии.

2.2. Прием и первичная обработка поступающих документов.

2.3. Предварительное рассмотрение документов.

2.4. Регистрация поступающих документов.

2.5. Рассмотрение документов руководством Академии и доведение документов до исполнителей.

2.6. Обработка, исполнение документов, направление ответов на входящие документы.

2.7. Сокращение количества документов и копий на бумаге, по возможности, замена их электронными.

2.8. Регистрация отправляемых документов.

2.9. Отправка исходящих документов.

2.10. Разработка, оформление и регистрация внутренних документов.

2.11. Учет и анализ объемов документооборота.

III. Основные функции

3.1. Учет, регистрация и хранение поступающей корреспонденции.

3.2. Составление номенклатуры дел академии.

3.3. Своевременное направление корреспонденции в структурные подразделения Академии на исполнение.

3.4. Контроль выполнения документов со сроками исполнения.

3.5. Формирование дел в соответствии с номенклатурой, их подготовка к сдаче в архив совместно со структурными подразделениями Академии.

3.6. Учет и регистрация исходящей корреспонденции, формирование ее на отправку.

3.7. Выдача справок по документам, проходящим через группу документооборота. 

3.8. Подготовка и тиражирование необходимых документов.

3.9. Оказание методической помощи в вопросах ведения делопроизводства.

3.10. Проведение консультаций по вопросам разработки документов.

3.11.  Группа документооборота вносит предложения руководству Академии по совершенствованию мер улучшения организации делопроизводства.

IV. Права и обязанности

4.1. Права и обязанности начальника и сотрудников (работников) группы документооборота определяются трудовым законодательством Российской Федерации, служебными контрактами, трудовыми договорами, правилами внутреннего распорядка Академии, должностным инструкциями, утверждаемыми в установленном порядке, настоящим Положением.

4.2. Начальник группы документооборота имеет право:

контролировать выполнение приказов, распоряжений, инструкций и рекомендаций начальника Академии по вопросам организации делопроизводства;

давать указания сотрудникам (работникам) группы по вопросам осуществления делопроизводства;

требовать от сотрудников (работников) группы своевременного и качественного выполнения поручений;

          осуществлять проверку делопроизводства в структурных подразделениях Академии;

вносить руководству Академии предложения по улучшению и совершенствованию организации работы, относящейся к компетенции группы.

4.3. Сотрудники (работники) группы документооборота имеют право:

на обеспечение условий, необходимых для профессиональной деятельности;

пользоваться в установленном порядке информационными фондами, учебной, материально-технической и социально-бытовой базой Академии;

принимать участие в обсуждении вопросов деятельности Академии на служебных совещаниях, заседаниях советов Академии;

обжаловать приказы и распоряжения руководства Академии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

разрабатывать и вносить предложения по совершенствованию работы Академии в области делопроизводства.

4.4. Начальник и сотрудники (работники) группы делопроизводства обязаны:

соблюдать пункты настоящего Положения, выполнять возложенные на них должностной инструкцией служебные обязанности, правила внутреннего распорядка Академии;

соблюдать требования по охране труда и технике безопасности;

поддерживать порядок и дисциплину в выделенном для группы помещении, бережно относиться к имуществу Академии, нести установленную законодательством Российской Федерации ответственность за нанесение материального ущерба Академии;

своевременно уведомлять непосредственного начальника о невозможности по уважительным причинам выполнять возложенные на них обязанности.

V.   Ответственность

Сотрудники группы документооборота несут персональную дисциплинарную ответственность.

5.1. Начальник группы документооборота несет ответственность   за   качество   и   своевременность выполнения возложенных на группу функций и задач.

5.2. Степень ответственности сотрудников группы устанавливаются их должностным регламентом, должностными инструкциями.

5.3 Контроль соблюдения сотрудниками группы документооборота требований инструкций по технике безопасности, охране труда и пожарной безопасности возлагается на начальника группы. Материальную ответственность за сохранность оборудования, ТСО, копировально-множительной и компьютерной техники, находящейся в группе документооборота, несет начальник группы и те сотрудники, за которыми она закреплена.

VI.  Взаимодействие

Группа документооборота взаимодействует:

6.1. По вопросам организации делопроизводства с кафедрами и структурными подразделениями Академии.

6.2. По вопросам обеспечения и совершенствования материально-технической базы со старшим инспектором (по финансово-экономической работе), старшим инспектором – начальником группы обеспечения, старшим инспектором (по связи) Академии.

VII. Обязанности в области качества

7.1.Перечень документов, записей и данных по качеству:

7.1.1. политика и цели Академии в области качества осуществления делопроизводства; 

7.1.2. руководство по качеству;

7.1.3. документированные процедуры; 

7.1.4. методическая инструкция;

7.1.5. положение о структурном подразделении;

7.1.6. положение об уполномоченных по качеству в Университете;

7.1.7. должностные регламенты (инструкции) сотрудников (работников) группы документооборота;

7.1.8. должностная инструкция уполномоченного по качеству в Университете;

7.1.9. журнал несоответствий, корректирующих и предупреждающих действий;

7.2. Обязанности в области качества:

7.2.1. Обеспечивать выполнение политики и целей Университета и Академии в области качества осуществления делопроизводства.

7.2.2. Постоянно улучшать качество работы сотрудников (работников) группы документооборота.  

7.2.3. Повышать уровень знаний сотрудников (работников) группы документооборота. 

7.2.4. Выполнять обязанности в области качества, связанные с осуществлением делопроизводства в Академии.